L’inventaire physique : un véritable contrôle de vos marchandises

L’inventaire physique est le comptage manuel de tous les produits présents dans l’entrepôt afin de déterminer le stock disponible. Une bonne gestion des marchandises permet d’éviter les ruptures de stock ou le sur-stockage (un stockage excessif).

Ce processus étant manuel, il peut s’avérer très laborieux. De plus, il implique une grande partie du personnel de l’entrepôt, c’est pourquoi il nécessite une parfaite organisation pour le réaliser le plus rapidement et efficacement possible.

Les stocks sont l’un des actifs les plus importants de toute entreprise, voire le plus important, c’est pourquoi il est essentiel d’en avoir un contrôle strict. Dans cet article, nous expliquons la manière de réaliser un inventaire physique et nous levons certains des doutes les plus courants générés par cette opération.

Qu’est-ce que l’inventaire physique ?

L’inventaire physique est une opération ayant pour objectif de connaître exactement les produits stockés et leur quantité. Pour ce faire, les opérateurs parcourent généralement les allées en comptant et en notant manuellement tous les produits stockés sur les rayonnages.

Selon les besoins de l’entreprise et le nombre de produits disponibles, l’inventaire peut être permanent, annuel ou tournant. Dans tous les cas, il est souhaitable qu’il coïncide avec des périodes d’activité plus faibles, pour mobiliser davantage de personnel afin qu’il le réalise rapidement, sans erreurs, tout en maintenant le fonctionnement de l’installation.

L’objectif d’un inventaire physique est de s’assurer que les unités enregistrées dans l’inventaire théorique ou comptable (qui peut être géré à partir d’un WMS, d’un ERP ou d’une feuille Excel) correspondent aux stocks réels dans les rayonnages.

Quelle est l’importance de l’inventaire physique ?

Le contrôle des stocks est fondamental pour toute entreprise, car il débouche sur une hausse de la productivité. Le fait de connaître l’emplacement exact de chaque produit facilite la préparation des commandes et évite les retards, entraînant une hausse de la satisfaction client.

L’inventaire physique permet d’identifier les incohérences, d’en rechercher les causes, mais aussi de les éviter par la suite. Un opérateur pourrait, par exemple, ne pas trouver un produit qui est théoriquement en stock. Par inspection de l’ensemble de l’entrepôt, un mauvais emplacement de ce produit serait révélé, et des mesures pourraient être prises pour réduire ce type d’erreur.

L’inventaire physique permet également de vérifier et d’assurer que les produits sont en bon état. En effet, le comptage des produits un par un sert aussi à vérifier visuellement qu’ils sont en bon état, ce qui est primordial lorsqu’un grand nombre de références est géré.

Qui doit réaliser l’inventaire physique ?

L’inventaire physique d’un entrepôt est une opération manuelle, elle implique donc de nombreux opérateurs (bien que peut-être, à l’avenir, elle pourrait être automatisée à l’aide de drones). Pour cette raison, il doit être planifié suffisamment à l’avance pour que l’équipe puisse le réaliser correctement, en temps et en heure, minimisant ainsi son impact sur l’activité. L’idéal est de déterminer des dates et des journées précises dédiées à ce comptage, en priorisant, comme déjà évoqué, les périodes de moindre activité.

Le personnel chargé de l’inventaire physique doit disposer d’équipements adaptés et être formé à l’enregistrement correct des informations. En outre, une approche commune peut être définie pour réaliser l’inventaire rapidement et sans erreur.

De quoi a-t-on besoin pour procéder à l’inventaire physique ?

Tout d’abord, il convient de nettoyer et ranger au préalable l’entrepôt. Si cela semble évident, le responsable de l’entrepôt doit toujours veiller à ce que l’installation soit maintenue en ordre, pour une meilleure efficacité et une plus grande fluidité dans toutes les opérations (y compris l’inventaire).

Ensuite, il faut décider quels produits doivent être comptés : la totalité des articles, ceux stockés dans une allée spécifique, les articles existants dans un emplacement, etc.

L’inventaire physique peut être effectué sur un support digital ou sur une liste imprimée. Dans le deuxième cas, les opérateurs notent sur un papier le nombre d’articles de chaque type qu’ils comptent. Dans le premier cas, les opérateurs scannent, à l’aide d’un terminal radiofréquence, le code-barres de chaque produit et en indiquent la quantité.

Un logiciel de gestion d’entrepôt tel qu’Easy WMS de Mecalux est un outil qui facilite considérablement l’inventaire physique. En effet, ce logiciel envoie des instructions aux opérateurs sur les articles à localiser, afin que le calcul global soit plus efficace.

Comment réaliser un inventaire physique dans l’entrepôt ?

À ce stade, il est inévitable de se poser la question : comment faire un inventaire de manière pratique ? En soit, la procédure est très simple : les opérateurs parcourent l’entrepôt munis d’une liste de produits, comptent et notent les quantités des unités stockées.

On distingue deux méthodes pour effectuer cette opération : avec un inventaire général ou un inventaire sélectif. Le choix de l’une ou l’autre dépend de la précision requise mais aussi de la faisabilité d’arrêter l’activité de l’entrepôt pendant plusieurs heures. Cependant, les deux méthodes peuvent se compléter. Par exemple, certains articles spécifiques peuvent être comptés plus fréquemment et, l’inventaire de l’ensemble de l’entrepôt réalisé chaque année.

L’inventaire général

Il s’agit d’un inventaire global, c’est-à-dire que tous les produits stockés dans l’entrepôt sont comptés au même moment. En fonction du nombre de produits disponibles, des distances à parcourir et du nombre d’opérateurs affectés à cette tâche, l’opération peut nécessiter plus ou moins de temps.

Ce type d’inventaire oblige l’arrêt de toutes les autres opérations de l’entrepôt aussi longtemps que nécessaire. Cependant, les résultats sont meilleurs.

L’inventaire sélectif

Il n’est réalisé que sur un groupe de produits présélectionnés (par exemple, des références ou des allées spécifiques), de façon périodique, chaque fois que la correspondance entre les stocks réels et l’inventaire comptable doit être vérifiée.

Si ce processus semble chronophage (les comptages pouvant être effectués très fréquemment), il a un avantage : il n’entraîne pas l’arrêt des autres opérations de l’entrepôt.

L’inventaire et la gestion des stocks

Toute entreprise doit vérifier le stock disponible dans ses entrepôts. L’inventaire physique sert essentiellement à avoir un meilleur contrôle sur ses stocks. Ainsi, une gestion plus performante de l’entrepôt est possible, ce qui signifie un meilleur service client et plus de compétitivité.

Pour contrôler ses marchandises avec plus de précision, il est recommandé d’installer un logiciel de gestion d’entrepôt permettant de tenir un inventaire permanent. D’une part, le WMS identifie les produits dès leur arrivée à l’entrepôt et assure leur traçabilité en temps réel. D’autre part, il envoie des instructions aux opérateurs sur la manière de procéder à l’inventaire physique rapidement et sans erreur.

Easy WMS de Mecalux est un logiciel de gestion d’entrepôt avancé et intuitif. Non seulement il trace les stocks en temps réel et pilote les opérations de l’entrepôt avec une efficacité élevée, mais aussi il est capable d’aider le personnel à dresser l’inventaire physique. Contactez-nous pour plus d’informations sur la gestion avancée de vos stocks à l’aide de ce WMS.